¿Qué tipo de reportes genera un buen software contable y administrativo?

Uno de los beneficios que valoran las pymes de un software administrativo y contable, es su capacidad para transformar datos en reportes que ayudan a entender lo que pasa en el negocio con tan solo unos clics.

Pero, ¿todos los sistemas en el mercado cuentan con esta ventaja? ¿Por qué es tan popular dicha característica y cuáles son los informes que las herramientas más sofisticadas pueden generar? En nuestra nota, encontrarás todas las respuestas.

La contabilidad, cuando se usa de modo estratégico, es una fuente continua de información; por eso, la solución digital que se elija debe poder, sí, hacer CFDI, pero también aprovechar los datos que gestiona todos los días, ya sea para cumplir con auditorías o declaraciones, o presentar avances ante socios.

Por ejemplo: si mes con mes los gastos indirectos empiezan a subir sin un crecimiento proporcional en las ventas, esto se podrá identificar con anticipación a través de los estados de resultados por periodo.

Lo mismo ocurre con los movimientos de cuentas por cobrar: al visualizar el comportamiento histórico desde un tablero contable, va a ser más sencillo ver cuellos de botella o clientes que requieren seguimiento antes de generar un problema de liquidez.

A continuación, enlistaremos algunos de los reportes que los mejores software están preparados para crear.

¿Es suficiente saber cuánto hay en caja? Uno de los informes más útiles que brinda un buen sistema administrativo es el que muestra la disponibilidad de efectivo en función de los ingresos y egresos programados, una vía para visualizar si la operación genera suficiente flujo para cubrir nómina, pagos a proveedores, impuestos y demás.

A diferencia de los reportes bancarios, que reflejan lo ya ocurrido, los reportes de flujo son una oportunidad para modelar escenarios con base en datos reales; es decir, informan a las personas si se alcanzará a cubrir la quincena sin comprometer otros pagos, o si será necesario mover recursos entre cuentas, etc.

El hecho de que las áreas de ventas y almacén operen por separado, causan problemas que van desde productos agotados que no se reponen a tiempo, hasta el exceso de stock en artículos de baja rotación.

Muchos proveedores, conscientes de estas problemáticas, se han preocupado por desarrollar la automatización de reportes que conectan los movimientos de venta con la disponibilidad de inventario y arrojan luz sobre aspectos como la demanda y el comportamiento de la rotación por período/canal.

Son un excelente apoyo en la planeación de compras con base en datos, de manera que, si en algún momento cierta cosa mantiene un comportamiento de venta constante, el programa puede sugerir un punto de reorden automático para evitar faltantes.

Algunas plataformas, como Siigo Nube, ofrecen reportes de ventas por clientes, producto, vendedor, cliente-producto, centro de costo, movimiento de facturas de venta y notas de crédito. Asimismo, generan reportes de inventario como informes de costeo mensual, rentabilidad por producto, valoración de inventario, ensamble-producción, entre otros. Todos estos factores disminuyen el trabajo manual y mejoran la precisión del análisis al eliminar inconsistencias entre fuentes.

Algunos software ofrecen reportes acumulados por empleado o por tipo de percepción, gracias a lo cual se le puede dar seguimiento a bonos, horas extra o descuentos recurrentes, pero sin tener que revisar expediente por expediente.

Asimismo, cuentan con la opción de generar comparativos por periodo para identificar desviaciones en la plantilla, evaluar la carga salarial por área o revisar el impacto de ajustes contractuales. Incluso, los usuarios son capaces de verificar el histórico de pagos por trabajador, incluyendo el timbrado de CFDI, incidencias, etc.

Al automatizar estos informes, también hay un menor índice de errores humanos que, por lo general, derivan en recálculos o correcciones posteriores. Así, el equipo administrativo puede dedicar su tiempo a tareas de más valor, en lugar de estar resolviendo inconsistencias.

Las empresas obligadas a construir estos reportes desde cero, pueden apoyarse en un sistema que tome la información histórica y la convierta en modelos comparativos con los que sea posible simular lo que pasaría si ciertos ingresos bajan, si aumentan los gastos operativos o si cambian las condiciones del mercado.

Lo bueno es que dichas proyecciones, al estar integradas a la misma plataforma contable, facilitan su actualización y asegura coherencia entre lo planeado y lo ejecutado, de manera que los negocios podrán ajustar su operación ante posibles riesgos financieros.

El papel mágico de la intuición tiene que ser reemplazada por la claridad y la precisión de datos que, si son generados por una tecnología contable adecuadamente configurada, se quedan allí, listos para que cualquier área los consulte y utilice para el cumplimiento de sus actividades.

Quienes antes debían ocupar gran parte de su tiempo en organizar información y analizarla, ya no tienen que preocuparse por esta responsabilidad, por lo que su día a día, así como el de muchos de los trabajadores, fluye de manera ágil, mientras la empresa continúa creciendo y fortaleciendo el éxito que ya ha logrado.

Entonces, ¿conviene invertir en herramientas que brinden este tipo de visibilidad? La respuesta es mil veces sí.